Normas de Funcionamento

A documentação confiada a guarda do Arquivo Municipal de Constância é um bem colectivo. Como tal, o Arquivo Municipal de Constância é responsável pela sua conservação, segurança e acesso, contudo, considera-se que esta responsabilidade incumbe igualmente a todos os utentes.

Se por um lado é necessário evitar prescrições arbitrárias ou que dificultem o trabalho dos investigadores e demais utentes, facilitando o mais possível o acesso; por outro lado, é preciso também garantir a conservação e a segurança dos documentos e criar normas iguais para todos. Estas normas não responsabilizam apenas o Arquivo Municipal de Constância, mas também os leitores. A sua observância por parte dos leitores constitui um contributo essencial para conseguir, ao mesmo tempo, facilitar o acesso aos documentos e garantir a sua conservação e segurança.

As normas apresentadas a seguir destinam-se a orientar os procedimentos habituais. Admite-se, todavia, a possibilidade de considerar alguns casos excepcionais de acesso quando devidamente justificados e autorizados, na medida em que não ponham em risco a segurança e a integridade das espécies.

Serviços

  1. Serviço de Referência: Os instrumentos essenciais deste serviço são os Instrumentos de Descrição Documental, ou seja, guias, inventários, catálogos, ficheiros, bases de dados, etc., onde se podem pesquisar os documentos a consultar.
    Neste balcão encontram-se também o técnico que tem como função acolher e orientar os leitores nas suas pesquisas. Não podendo, no entanto, fazer pesquisas por conta desses leitores.
  2. Sala de Leitura: Sala onde se consulta(m) o(s) documento(s) pedido(s), segundo as normas adiante referidas.
  3. Serviço de Reprodução: Assegura a(s) reproduções de documento(s) requisitado(s) pelos leitores, segundo as normas adiante referidas. Os pedidos são feitos no balcão.

Horários

Consulta
(de 2.ª a 6.ª feira) Sala de Leitura: das 14h00 às 17h30

Requisições
(de 2.ª a 6.ª feira) Sala de Leitura: das 14h00 às 17h00

Reproduções
(de 2.ª a 6.ª feira): das 14h00 às 17h00

Condições de acesso

O acesso a qualquer serviço público do Arquivo Municipal de Constância é livre para todas as pessoas devidamente identificadas e com mais de 16 anos, nos termos da alínea 2, do artigo 24.º do Regulamento do Arquivo Municipal (Diário da República, 2.ª Série – N.º 81 de 27 de Abril de 2009).

Procedimentos

Os leitores deverão proceder de acordo com as seguintes normas:

  1. Deixar no balcão de atendimento todos os objectos de carácter pessoal, como malas, guarda-chuvas, gabardinas, pastas, telemóveis (devidamente silenciados), bipes, livros, etc. Só podem levar consigo (para a sala de leitura) fichas ou folhas de papel, lápis, borracha, uma bolsa para pequenos objectos de uso pessoal e computadores portáteis.
  2. Na sala de leitura procuram o(s) documento(s) que querem consultar e preenchem a(s) respectiva(s) requisições. Para encontrar o(s) documento(s), podem consultar os Instrumentos de Descrição Documental pedindo, se necessário, orientação e ajuda ao técnico de serviço no balcão de atendimento.
  3. Não se pode preencher mais de três requisições de cada vez. Em casos especiais, porém, devidamente justificados e apreciados pelo técnico de serviço, aquele limite poderá ser alargado até às cinco requisições. Em cada requisição indica-se apenas uma “unidade de instalação” (caixa, livro, maço, capilha, etc.), ou até três, se as suas cotas forem seguidas.
  4. O serviço de atendimento aceita requisições por telefone e por e-mail, com a condição de o leitor se identificar, indicar o(s) documento(s) a consultar e de não pedir mais do que três requisições.
  5. Na sala de leitura o leitor espera no seu lugar que lhe entreguem o(s) documento(s) solicitado(s). Caso a documentação solicitada não for entregue ao leitor até trinta minutos depois da entrega da(s) requisições, deverá dirigir-se ao balcão e indagar junto do técnico de serviço a razão da demora.
  6. O leitor não pode circular para fora da sala de leitura com o(s) documento(s) solicitado(s). Se pretender algum esclarecimento pode chamar o técnico ao seu lugar. Também não pode trocar com outros leitores os documentos recebidos.
  7. Cada leitor só poderá ter no seu lugar da mesa de trabalho uma “unidade de instalação”, isto é, um livro, um maço ou uma caixa, etc. Se dentro da caixa se encontrarem dois ou mais maços, só receberá uma unidade de cada vez.
  8. Para não prejudicar o trabalho dos outros leitores deverá evitar falar em voz alta e conversar.
  9. O leitor é responsável pelas espécies que recebe até à sua devolução e verificação pelo técnico de serviço. Não poderá, em caso algum, escrever nos documentos ou sobre eles, nem retira-los da sua ordem. Também não poderá colocar livros abertos uns sobre os outros, dobrar folhas, forçar as encadernações, salivar os dedos para virar as folhas nem manusear as espécies de forma a prejudicar a sua boa conservação.
  10. As espécies identificadas como em mau estado de conservação constituem documentos de consulta condicionada. Só podendo ser consultadas em casos especiais, mediante prévia autorização pela Direcção Técnica dos Serviços.
  11. Após a consulta, o leitor entrega os documentos ao técnico de serviço presente no balcão de atendimento para verificação. Se pretender continuar a consulta nos dias seguintes preenche uma requisição com a data de consulta pretendida, o que lhe permitirá manter a documentação ao seu dispor durante cinco dias.
  12. Se o leitor pretender obter algum esclarecimento adicional quanto a requisitar fotocópias ou reproduções de documentos digitalizados pode pedir informações no balcão de atendimento.
  13. O leitor tem à sua disposição um serviço de reprografia que poderá utilizar seguindo o respectivo Regulamento. As requisições para reprodução de documentos são feitas em impressos próprios que podem ser solicitados no balcão de atendimento. Quando prontas, são levantadas no referido balcão.
  14. Se pretender reclamar, o leitor tem à sua disposição um livro de reclamações na Câmara Municipal de Constância.
  15. O não cumprimento das normas acima indicadas implica: