Guia do Utilizador

A) Arquivo municipal

O presente texto visa fornecer ao utilizador do Arquivo Municipal de Constância breves noções sobre a forma de organização e descrição dos documentos de arquivo de forma a auxiliar a realização de pesquisas no catálogo.

A documentação encontra-se organizada de acordo com a estrutura da descrição arquivística que parte do geral (FUNDO) para o particular – diversas componentes ou partes que compõem determinado fundo (SUBFUNDO, SECÇÃO, SUBSECÇÃO, SUBSUBSECÇÃO, SÉRIE, SUBSÉRIE, DOCUMENTO COMPOSTO, DOCUMENTO SIMPLES E UNIDADE DE INSTALAÇÃO).

De acordo com os diferentes níveis de descrição que seleccionar no momento da pesquisa, assim encontrará registos referentes a esses níveis.

Vejamos então em detalhe cada um dos níveis de descrição:

Fundo (F)
Por fundo entende-se um conjunto de documentos criados organicamente e/ou acumulados e utilizados por uma pessoa individual ou colectiva no exercício das suas funções e actividades.

Subfundo (SF)

É um subnível do FUNDO. Corresponde ao conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma unidade, orgânica ou funcional, da entidade produtora de um fundo, e que detenha alguma autonomia para o exercício das suas funções e actividades.

Componentes de estrutura
Correspondem a divisões de natureza orgânica (departamentos, serviços, pessoas) ou de natureza funcional (funções, actividades).

Será sob estes níveis que são classificados os documentos físicos.

Secção (SC)
Constitui uma subdivisão orgânico e/ou funcional do Fundo (departamento ou função).

Subsecção (SSC)
Corresponde a uma subdivisão orgânico e/ou funcional de uma Secção.

Subsubsecção (SSSC)
Corresponde a uma subdivisão orgânico e/ou funcional de uma Subsecção.

Componentes documentais
Correspondem aos documentos que integram um Fundo, tratando-os como classes ou agregados documentais (conjunto de documentos tipologicamente idênticos) e como unidades individuais.

Série (SR)
Designa uma unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação de informação. Em princípio, os documentos de cada SÉRIE correspondem ao exercício de uma mesma função ou actividade, dentro da mesma área de actuação.

Subsérie (SSR)
É uma subdivisão da SÉRIE.

Unidades documentais

Documento composto
Unidade organizada de documentos juntos, quer para utilização corrente pelo seu produtor, quer no decurso da organização de um FUNDO, porque se referem a um mesmo tema, actividade ou transacção, sujeito a tramitação própria, normalmente regulamentada (ex.: processo judicial, processo de obras, etc.).

Documento simples
A mais pequena unidade arquivista intelectualmente indivisível (ex.: escritura notarial).

Unidade de instalação
É a unidade básica de cotação e instalação de um Fundo e das respectivas partes físicas (ex.: livro, caixa, maço, etc.). Contudo, quando corresponde a conjuntos de documentos da mesma série agrupados, é usada como nível de descrição, com o objectivo de facilitar a recuperação da documentação pelo utilizador. Ex.: Livro de Notas – contém várias escrituras, logo vários documentos simples.

PESQUISA BÁSICA

A pesquisa básica genericamente destina-se a utilizadores pouco experientes e apresenta o seguinte menu:

  1. Nomes
    Através deste ponto de pesquisa é possível identificar pessoas, empresas, instituições e serviços.
    Caso pretenda efectuar uma pesquisa por uma expressão exacta (ex.: nome de uma instituição) deverá escrever essa mesma expressão entre aspas (" ").
  2. Locais
    Este ponto de pesquisa fornece informações referentes a localidades, endereços ou pontos geográficos.
    Caso pretenda efectuar uma pesquisa por uma expressão exacta (ex.: Praça Alexandre Herculano”) deverá escrever essa mesma expressão entre aspas (" ").
  3. Termos/palavras
    Pesquisa noutros conteúdos da descrição arquivística (ex.: biografia, história, funções, etc.), incluindo referências a outras pessoas, instituições e locais.
    Caso pretenda efectuar uma pesquisa por uma expressão exacta deverá escrever essa mesma expressão entre aspas (" ").
  4. Datas
    Permite recuperar informação de acordo com critérios cronológicos.
    Caso conheça a data do documento que pretende recuperar, preencha todos os campos da data inicial (ano / mês / dia).
    Caso desconheça a data do documento que pretende recuperar, poderá pesquisa por “aproximação”. Nestes casos deverá atentar no seguinte:

PESQUISA AVANÇADA

O menu de pesquisa avançada destina-se a utilizadores tipicamente mais experientes que possuem já algum tipo de informação sobre o que pretendem localizar.

RESULTADOS DA PESQUISA

É facultado ao utilizador a hipótese de ordenar o resultado das suas pesquisas de acordo com vários critérios.

  1. Data
    Critério cronológico que permite que os registos sejam ordenados do mais antigo para o mais recente ou o inverso;
  2. Título
    Critério alfabético que permite ordenar os registos a partir do título, de forma ascendente ou descendente; Nível Critério que permite ordenar os registos do nível mais alto para o mais baixo (fundo > documento simples) ou o inverso (documento simples > fundo).

    3. VISUALIZADOR DE OBJECTOS DIGITAIS

    Nesta área o utilizador pode visualizar as imagens digitais associadas ao registo seleccionado, bem como efectuar algumas acções de processamento sobre a imagem que está a visualizar.

    FUNDOS

    Ao seleccionar o separador Fundos é facultada ao utilizador a hipótese de identificar os fundos custodiados pelo Arquivo Municipal de Constância, bem como seleccionar o fundo desejado de forma a obter as respectivas informações descritivas sobre a sua constituição e organização.